Codice dell'amministrazione digitale: Capo III - FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Codice dell'amministrazione digitale

(Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82)

Capo III
FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Art. 40.
Formazione di documenti informatici

1. Le pubbliche amministrazioni (¹) formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71.

(...) (²)
3. Con apposito regolamento, da emanarsi entro 180 giorni dalla data di entrata in vigore del presente codice, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400, sulla proposta dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per i beni e le attività culturali, sono individuate le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere.

4. Il Presidente del Consiglio dei Ministri, con propri decreti, fissa la data dalla quale viene riconosciuto il valore legale degli albi, elenchi, pubblici registri ed ogni altra raccolta di dati concernenti stati, qualità personali e fatti gia' realizzati dalle amministrazioni, su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei.

(1) Le parole: "che dispongono di idonee risorse tecnologiche" sono state così soppresse dall'art. 27, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(2) Il comma che recitava: "2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonche' la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicita'." è stato così abrogato dall'art. 27, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

Art. 40-bis.
Protocollo informatico (¹)

1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3, 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1, nonche' le istanze e le dichiarazioni di cui all'articolo 65 in conformita' alle regole tecniche di cui all'articolo 71.

(1) Articolo così inserito dall'art. 27, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

Art. 41.
Procedimento e fascicolo informatico

1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.
1-bis. La gestione dei procedimenti amministrativi è attuata in modo da consentire, mediante strumenti automatici, il rispetto di quanto previsto all'articolo 54, commi 2-ter e 2-quater. (¹)

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie (²) in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.
2-bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l'identificazione (³) e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell'articolo 71, di concerto con il Ministro della funzione pubblica.

2-ter. Il fascicolo informatico reca l'indicazione:

a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;

b) delle altre amministrazioni partecipanti;

c) del responsabile del procedimento;

d) dell'oggetto del procedimento;

e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater.
e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo. (⁴)

2-quater. Il fascicolo informatico puo' contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso e' formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilita' e la collegabilita', in relazione al contenuto ed alle finalita', dei singoli documenti; e' inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990.
3. Ai sensi degli articoli da 14 a 14-quinquies della legge 7 agosto 1990, n. 241, previo accordo tra le amministrazioni coinvolte, la conferenza dei servizi e' convocata e svolta avvalendosi degli strumenti informatici disponibili, secondo i tempi e le modalita' stabiliti dalle amministrazioni medesime.

(1) Comma aggiunto dall'art. 28, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(2) Le parole: "puo' raccogliere" sono state così sostituite dall'art. 28, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(3) Parola inserita dall'art. 28, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(4) Lettera inserita dall'art. 28, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

Art. 42.
Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni

1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71.

Art. 43.
Riproduzione e conservazione dei documenti

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate (¹) in modo da garantire la conformita' dei documenti agli originali, (²) nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento gia' conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali.

3. I documenti informatici, di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalita' cartacee e sono conservati in modo permanente con modalita' digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. (³)

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attivita' culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

(1) Le parole: "la riproduzione sia effettuata" sono state così sostituite dall'art. 29, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(2) Le parole: "e la loro conservazione nel tempo" sono state soppresse dall'art. 29, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(3) Parole aggiunte dall'art. 29, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

Art. 44.
Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura (¹):

a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) l'integrita' del documento;

c) la leggibilita' e l'agevole reperibilita' dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i' dati di registrazione e di classificazione originari;

d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici e' gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attivita' di rispettiva competenza. (²)
1-ter. Il responsabile della conservazione puo' chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformita' del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonche' dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. (²)

(1) La parola. "garantisce" è stata così sostituita dall'art. 30, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.
(2) Comma inserito dall'art. 30, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

44-bis.
Conservatori accreditati (¹)

1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello piu' elevato, in termini di qualita' e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.

2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31. 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in societa' di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

(1) Articolo inserito dall'art. 30, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

Consulta il Codice dell'Amministrazione digitale:

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