Le uniche comunicazioni tra amministratore e condomini per cui necessita la conferma dell’avvenuta ricezione sono quelle inerenti alla convocazione dell’assemblea, alla trasmissione del verbale d’assemblea, alla contestazione di inadempienze del condomino.
Con il D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 e successiva emanazione delle regole tecniche di attuazione di cui al D.M. 2 novembre 2005, il legislatore italiano ha introdotto la possibilità di interloquire tra soggetti privati e tra questi con Enti pubblici in modo informatico; è stato necessario, però, provvedere a una regolamentazione al fine di assicurare la certezza, non solo, dell’autenticità della documentazione trasmessa, ma anche del mittente di detta comunicazione, qualora ci si voglia avvalere di tale strumento.
Il D.P.R. 68/2005 ha stabilito le caratteristiche e le modalità per l’erogazione e la fruizione di servizi di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata. A tale scopo ha precisato che i soggetti operanti con il servizio de quo sono: a) il mittente; b) il destinatario; c) il gestore del servizio erogato. Infatti il percorso precedurale parte dal mittente, transita dal gestore e perviene, infine, al destinatario. In particolare l’art. 3 del precitato decreto consente di accertare sia l’invio del messaggio di posta elettronica dall’utente al proprio gestore sia la disponibilità dello stesso gestore a trattenerlo nella casella di posta elettronica e, contestualmente, inviarlo nella casella del destinatario.
È stato reso possibile, quindi, un quadro dettagliato del percorso del messaggio dal mittente al destinatario finale.
L’art. 4 D.P.R. 68/2005, ha prescritto le modalità di utilizzo della posta elettronica certificata consentendo a persone fisiche e a Enti collettivi, pubblici o privati, di poter utilizzare tale servizio dichiarando espressamente, a ogni effetto giuridico, il solo indirizzo valido ai fini di ciascun procedimento intervenuto con la Pubblica Amministrazione o di ogni singolo rapporto intrattenuto
con un altro soggetto privato.
Anche il destinatario deve dichiarare la disponibilità
ad accettare tale servizio indicando il proprio
indirizzo valido.
La sicurezza dell’avvenuta consegna del documento
elettronico certificato, risulta attraverso una
serie di ricevute inviate dal gestore del servizio
a tutti i soggetti interessati, affinché sia opponibile
ai terzi ogni riferimento temporale interente
alla validità dei documenti trasmessi.
Se poi mittente e destinatario utilizzano lo stesso
gestore il problema della certificazione è sicuramente
agevolato; utilizzando invece due gestori
diversi, la comunicazione deve garantire la capacità
operativa tra loro dei servizi offerti, cosicché
il gestore del destinatario deve rilasciare al gestore
del mittente la ricevuta che attesta l’avvenuta
presa in carico del messaggio.
Questo non impedisce, ovviamente, ai soggetti,
utenti di questo servizio, di utilizzare la posta
elettronica senza alcuna certificazione e, quindi,
come mero mezzo di comunicazione non avente
valore giuridico.
La sicurezza del percorso telematico, pertanto,
e di tutte le fasi di trattamento del messaggio
deve essere conservato su un apposito log dei
messaggi per il tempo ex lege previsto. Le tracce
informatiche inserite nel log dei messaggi sono,
quindi, opponibili ai terzi; i gestori devono garantire
la riservatezza, la sicurezza, l’integrità e
l’inalterabilità nel tempo delle informazioni in
esso contenute attraverso opportune soluzioni
tecniche e organizzative.
È previsto, altresì, che, in caso di mancata consegna
del messaggio elettronico o di presenza di virus nella
corrispondenza, il mittente debba essere tempestivamente
informato dal gestore del servizio.
Ovviamente le ricevute rilasciate dai gestori e le
buste di trasporto dei messaggi sono sottoscritte
con firma elettronica.
I gestori devono essere a loro volta certificati e
inseriti in apposito registro che costituisce una garanzia
della loro serietà e della loro professionalità.
Come sopra indicato il Ministero per l’innovazione
e le tecnologie, con decreto 2 novembre 2005,
ha fissato i principi generali per la formazione, la
trasmissione, la validazione della posta elettronica
certificata definendo, anche, la terminologia necessaria per la verifica del regolare processo
di trasmissione e la conferma dell’autenticità del
messaggio trasmesso; così il decreto ministeriale
definisce quali siano il punto di accesso, il punto
di ricezione e il punto di consegna nonché cosa
siano la firma del gestore di posta elettronica, la
ricevuta per accettazione, la ricevuta di presa in
carico, la ricevuta di avvenuta consegna, il dominio
di posta elettronica certificata; quest’ultima
deve contenere unicamente caselle di posta elettronica
certificata, affinché si possa, in concreto,
realizzare la normativa inerente alla sicura e
riservata trasmissione di documenti attraverso il
sistema della posta elettronica certificata.
Vengono, quindi, stabilite con esattezza le caratteristiche
dei messaggi e la conservazione, in
particolare, dei log dei messaggi.
Sono, altresì, fissate:
- per i gestori: la prassi d’iscrizione all’elenco dei gestori, nonché la redazione di un prontuario operativo che esponga le procedure attuate dal gestore nell’esecuzione della propria funzione.
- per i gestori e per i titolari: i requisiti dei messaggi, la conservazione dei log dei messaggi, gli standard di servizio (per esempio il numero massimo dei destinatari, le estensioni del messaggio, etc.).
La problematica, però, sorge per quanto attiene
al condominio e inerisce a come possa essere
utilizzato questo strumento nella comunicazione
che l’amministratore invia ai condomini e ai terzi
quali, ad esempio, i fornitori. È, infatti, necessario
prendere in considerazione che le uniche comunicazioni
tra amministratore e condomini per
cui necessita la conferma dell’avvenuta ricezione
sono quelle inerenti alla convocazione dell’assemblea,
ordinaria o straordinaria che sia, alla
trasmissione del verbale d’assemblea, alla contestazione
di inadempienze del condomino, quale la
morosità nel pagamento delle rate condominiali,
o la violazione del regolamento contrattuale di
condominio.
Diverso discorso invece può sorgere nelle comunicazioni
tra amministratore e terzi, per esempio con
l’istituto assicuratore per una denuncia di sinistro,
con l’appaltatore per una denuncia di vizi dell’opera
eseguita, con il professionista per il conferimento
di incarico etc.; in questi casi la nuova
disciplina sopra esaminata può essere applicata in
quanto sicuramente aziende e professionisti che
sono obbligati ad utilizzare il sistema de quo.
È opportuno allora rammentare che l’assemblea
del condominio è l’organo deliberante della gestione
e dei rapporti interpersonali tra i condomini
con pieni poteri disciplinati, peraltro, dall’art.
1135 del codice civile (Cass. Civ. Sez. II, 25 maggio
2016 n. 10865).
Il codice stabilisce che le delibere adottate in assemblea
devono essere assunte con il metodo
collegiale e quindi è necessario, da una parte, che
vi sia un soggetto attivo legittimato a convocare
l’assemblea che l’art. 66 disp. att. c.c. individua
nell’amministratore, se esistente, seppure con le
dovute eccezioni, per esempio due condomini
rappresentanti almeno un sesto del valore dell’edificio
in caso di inerzia dell’amministratore stesso
ovvero anche un solo condomino che richieda
la modifica delle tabelle millesimali ex art. 69
disp. att. c.c.. Dall’altra è necessario che siano
chiaramente individuati i soggetti destinatari che
hanno il diritto di partecipare all’assemblea.
L’art. 1136 codice civile prescrive, altresì, che
tutti i condomini devono essere convocati in assemblea
e, considerata la inderogabilità di questa
norma, la sua violazione determina l’annullabilità
delle delibere assunte in tale assemblea, seppure
eccepibile dal solo condomino che non sia stato
convocato (Cass. Civ. Sez. II, 18 aprile 2014 n.
9082); per condomino, indubbiamente, si deve
far riferimento non soltanto al proprietario di una
unità immobiliare, ma altresì al nudo proprietario,
all’usufruttuario, ai coniugi che sono in comunione
legale dei beni, agli eredi di una comunione
ereditaria, ai comproprietari di un’unica proprietà
immobiliare e ai legali rappresentanti di coloro
che risultano condomini, quale l’amministratore
unico di una società a responsabilità limitata, il
tutore di una persona interdetta, il curatore di un
condomino fallito.
Lo stesso precitato art. 66 disp. att. c.c., come
novellato dalla legge 11 dicembre 2012 n. 220,
prescrive le modalità di convocazione dell’assemblea,
indicandovi anche proprio la posta elettronica
certificata.
L’altra norma inderogabile, costituita dal precitato
articolo 66 disp. att. codice civile, prevede che
la convocazione d’assemblea deve pervenire agli
aventi diritto almeno cinque giorni prima della data
dell’assemblea; considerata la modifica apportata dalla legge 220/2012, che, applicando il principio
di solidarietà previsto dall’art. 3 della Costituzione,
ha privilegiato la partecipazione di tutti coloro che
abitano o lavorano nell’edificio condominiale, per
aventi diritto a presenziare all’assemblea devono
ricomprendersi i conduttori di unità immobiliari,
seppure con i limiti relativi agli argomenti dell’ordine
del giorno di loro competenza ai sensi dell’art.
10 l. 27 luglio 1978 n. 392.
Nel quadro generale della disciplina codicistica si
rinvengono, per la convocazione dell’assemblea,
specifici obblighi a carico dell’amministratore che
deve adempiere affinché l’assemblea di condominio
si possa considerare valida e, soprattutto, si
possano considerare valide le singole delibere in
essa assunte.
Ma rilevante altresì è l’invio del verbale d’assemblea
in quanto l’eventuale impugnazione per annullabilità
delle delibere assembleari, che oggi ne
costituisce il maggior motivo, decorre dal trentesimo
giorno in cui è pervenuto a destinazione il
verbale stesso nel caso il condomino fosse stato
assente all’assemblea che ha adottato la delibera
impugnanda. Infatti, se il condomino fosse stato
presente a tale assemblea, i trenta giorni decorrono
dal giorno stesso dell’assemblea.
Ai fini della prova inerente al giorno in cui il condomino
assente abbia ricevuto la copia del verbale,
l’amministratore deve produrre un documento
di data certa che ben può essere rappresentato
dalla cartolina di ritorno della raccomandata inviata
ovvero dalla ricevuta del gestore accreditato
nel caso di inoltro del verbale con posta elettronica certificata.Se questo è il panorama della
legislazione codicistica, la nuova legge non può
modificare tacitamente la sua disciplina; infatti,
l’abrogazione di una norma antecedente da parte
di quella susseguente, deve essere o espressa o
tacita, ma in questa ipotesi deve essere chiaramente
in contrasto con quella abrogata.
È perciò evidente che l’amministratore di condominio
può utilizzare questo nuovo strumento
della posta elettronica certificata soltanto nell’ipotesi
in cui tutti i condomini e gli aventi diritto
come sopra individuati, nessuno escluso, siano
muniti di posta elettronica per poterla ricevere
ma, soprattutto, siano collegati con un gestore
che possa certificare l’invio delle mail. Se ciò non
fosse possibile, per qualsiasi evidente motivo non
ultimo quello della mancanza di un gestore garante
del processo di trasmissione, l’utilizzo della
posta elettronica come mezzo di convocazione di
assemblea o di invio del verbale sarebbe del tutto
inefficace ricadendo totalmente sull’amministratore
la responsabilità dell’impugnazione di una
delibera condominiale da parte del condomino
che non è stato convocato in assemblea.
Identico principio si applica in tutti i casi di messa
in mora del condomino moroso o di diffida a
colui che viola una qualsiasi clausola del regolamento
contrattuale di condominio, necessitando
sempre la certezza che gli atti de quibus siano
regolarmente pervenuti al destinatario.
La posta elettronica è, d’altronde, un mezzo sempre
più adoperato per comunicare con gli interlocutori
del messaggio inviato dal mittente e,
spesso, è uno strumento utilizzato anche per trasmettere
comunicazioni per le quali non necessita
una conferma certa di essere pervenuta a destinazione;
tra queste, per esempio, una richiesta di
informazioni da parte dell’amministratore all’avvocato
che cura una vertenza giudiziaria per il
condominio o una richiesta di preventivi alle ditte
alle quali appaltare il rifacimento della facciata
del condominio. In questi casi l’uso delle mail ben
può sostituire il servizio postale ordinario.
Allo stato, però, questo “nuovo” strumento informatico
è di difficile applicazione nell’ambito
di un condominio, almeno, come sopra dedotto,
nei rapporti tra amministratore e condomini, che
sovente ne sono sprovvisti; ma certamente può
essere utilizzata per ogni informazione da trasmettere
a coloro che già posseggono un indirizzo
di posta elettronica certificata.
E’ presumibile che in un prossimo futuro la posta
elettronica certificata possa diventare uno strumento
validamente impiegato, considerato anche
che si potranno compensare gli attuali costi delle
raccomandate con avviso di ricevimento con quelli
di un gestore accreditato.
di Gian Vincenzo Tortorici
Direttore CSN Anaci
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