II verbale di assemblea condominiale è un atto spesso sottovalutato che, in realtà, ha una rilevanza notevole e dalla cui omessa, inesatta e/o irregolare redazione possono scaturire conseguenze pregiudizievoli, non solo per la regolare gestione dello stabile in ipotesi di impugnazione delle delibere cui tali verbali si riferiscono, ma anche per Io stesso amministratore, in quanto last. 1129, comma 12, n. 7) c.c., come modificato dalla Legge n. 220/2012, prevede tra i casi di gravi irregolarità che possono dar luogo alla revoca dell’amministratore, l’inottemperanza all'obbligo di Curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee.
Le norme del codice civile che fanno riferimento al verbale dell’assemblea sono innanzitutto l'art. 1136, Comma 7, c.c. il quale dispone che: “delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore”. A riguardo, si evidenzia immediatamente che anche il comma in esame è stato riformato dalla Legge n. 220/2012 poichè è stato sostituito l’originario obbligo di verbalizzazione delle “delibere” con l’attuale obbligo di verbalizzazione delle “riunioni”. In altre parole, il legislatore chiarisce che deve essere redatto un autonomo verbale per ogni riunione dell’assemblea che sia stata indicata nell’avviso di convocazione, e ciò anche se in prima convocazione non si raggiungano i quorum di legge o la riunione vada deserta. La redazione del verbale, perciò, raffigura un momento necessario del procedimento collegiale e la sua mancata o irregolare redazione costituisce uno dei vizi di forma che legittima l’impugnazione.
In esso occorre dare conto di tutte le attività compiute, anche se non sono state adottate deliberazioni. Tale norma è strettamente collegata al novellato art. 1130 n. 7 c.c., il quale impone all'amministratore l’obbligo di curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee e subito dopo precisa espressamente che in tale registro debbono essere annotate:
- le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea (ribadendo il concetto già espresso nel già citato art. 1136, comma 7, c.c.),
- le deliberazioni,
- le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.
A tale registro, inoltre, va allegato il regolamento di Condominio, se adottato.
Siffatta norma, dunque, fornisce alcune indicazioni circa le modalità di redazione ed il contenuto del verbale di assemblea.
La giurisprudenza con orientamento consolidato ha chiarito che il verbale di assemblea offre una prova presuntiva dei fatti verificatisi nella riunione -presunzione semplice di veridicità- (cfr. Case. 13/1 0/'I999 n. 11526; Trip. Milano 24/07/1997).
Spetterà, per tanto, al condomino che impugna la delibera provare, con qualsiasi mezzo, che quanto riportato nel verbale non corrisponde a verità. Sul punto, si ricorda che i condomini non possono svolgere la funzione di testimoni. Come è noto, l’assemblea di condominio non è una riunione pubblica, di conseguenza possono presenziarvi solo gli aventi diritto (i condomini e/o gli usufruttuari e/o i conduttori), facenti parte della compagine del condominio, e/o i di loro delegati nonchè gli estranei che siano stati espressamente invitati (Come un tecnico, un avvocato, il titolare della ditta appaltatrice etc.) purché la loro partecipazione sia stata indicata nell’avviso di convocazione. In difetto, gli intervenuti alla riunione dovranno acconsentire la partecipazione dei suddetti soggetti terzi. La permanenza di questi ultimi, inoltre, sarà limitata al tempo strettamente necessario a trattare l’argomento posto all'ordine del giorno in relazione al quale la loro presenza e stata richiesta, dovendo poi allontanarsi. Il verbale e la delibera sono due cose diverse. La delibera potrebbe esistere a prescindere dal verbale cosi come può esistere un verbale di assemblea che non contenga alcuna decisione. Il verbale di regola è il mezzo volto a riprodurre la volontà dell’assemblea ed a permettere agli assenti di conoscere il contenuto delle decisioni adottate nonchè di verificare la regolarità della costituzione assembleare ed il raggiungimento dei quorum di legge. Esso, pertanto, assolve ad una funzione meramente probatoria.
Quanto alla FORMA, non vi sono prescrizioni di legge che richiedano determinati requisiti nella redazione, purché il verbale sia scritto, senza correzioni, abrasioni, spazi in bianco, trasporti a margine e va redatto in lingua italiana (anche se a tale ultimo riguardo vi è da segnalare una pronuncia del Tribunale di Rovereto del 2005 che ha ritenuto che, essendo la maggioranza dei partecipanti di uno stabile ubicato in Trentino Alto Adige di lingua tedesca, l’assemblea poteva validamente deliberare che il verbale fosse redatto in una lingua diversa dall’italiano -in tedesco appunto- in considerazione del fatto che il verbale è un atto privato e non un atto pubblico).
Per ciò che concerne il CONTENUTO, il verbale di assemblea deve essere completo, riportando tutti gli accadimenti degni di interesse che si verificano durante la riunione (e non solo le deliberazioni adottate dalla maggioranza) e deve contenere tutti gli elementi necessari affinchè chi non abbia partecipato alla riunione possa ricavarne le informazioni indispensabili per verificare il contenuto e la validità delle deliberazioni. Come già precisato dalla giurisprudenza in numerose pronunce e ribadito dal legislatore all'art. 1130 c.c. (allorquando precisa che esso deve riportare le brevi dichiarazioni rese dai condomini), il verbale va redatto in forma riassuntiva. Ciò significa che non va riportato in esso pedissequamente tutto quanto detto ed accaduto in assemblea, ma debbono essere comunque riscontrabili con precisione le volontà che si intendono esprimere con le deliberazioni.
E’ opinione comune che la verbalizzazione debba essere contestuale all'assemblea e che il verbale debba essere diramato con la massima sollecitudine (pur in assenza di una norma che lo disponga espressamente). La prassi di prendere appunti in assemblea e di redigere il verbale nei giorni successivi non è considerata corretta, poiché l’amministratore potrebbe colpevolmente o intenzionalmente attendere che trascorrano 30 giorni dalla riunione prima di inviare il verbale a tutti i condomini, privando così quelli presenti alla riunione, che abbiano votato negativamente o si siano astenuti, della possibilità di verificare quanto verbalizzato e impugnare la delibera nei termini di legge (cfr. art. 1137 c.c.) nel caso in cui la stessa sia inficiata da un vizio di mera annullabilità (se, invece, la delibera è nulla può essere impugnata da chiunque -anche da chi ha votato favorevolmente- ed in qualsiasi tempo). Tale comportamento errato dell'Amministratore potrebbe essere contestato in giudizio dal condomino, leso nel proprio diritto di impugnazione, ed inoltre, se adeguatamente provato come indice di un vero e proprio cattivo “abitus” dell’amministratore medesimo, il quale, così facendo, vuole intenzionalmente impedire l’esercizio del diritto di impugnazione ai condomini presenti alla riunione, essere considerato dal giudice anche una “grave irregolarità” ex art. 1129 c.c. idonea a giustificare la revoca dello stesso.
Il verbale, inoltre, va letto in assemblea, prima che venga dichiarata chiusa la riunione e lo stesso venga sottoscritto dal presidente e dal segretario.
Tale documento deve riportare:
